Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 938-90-13 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 467-82-01 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 162, бесплатно)

Где должен храниться трудовой договор с работником — Юр ликбез

Личная карточка сотрудника

Порядок формирования трудовых отношений с работником регламентируется Трудовым кодексом РФ. В нем присутствует такое понятие, как персональные данные, которые содержат все сведения о человеке, необходимые его работодателю при приеме на работу. Правила их хранения и применения устанавливается работодателем.

Что касается формирования личного дела каждого сотрудника, то организация решает самостоятельно, заводить ли их на каждого в отдельности или лишь на представителей руководящего состава. Оно заполняется в течение всего времени работы человека в организации, а заводится после того, как издается приказ о назначении на должность.

Документы, входящие в состав личного дела, по мере поступления подшиваются и хранятся в сейфе. Все изменения вносятся представителями отдела кадров или бухгалтером. Список документов может отличаться в зависимости от организации, но если речь идет о государственной структуре, то он выглядит таким образом:

  • Сохранение данныхопись (дополняется по мере поступления);
  • анкета;
  • личный листок;
  • автобиография или резюме;
  • копии справок о получении образования и паспорта работника;
  • в случае изменения анкетных данных — справки и документы, которые это подтверждают;
  • приказы о назначениях, переводах, командировках, отпусках и т. д. ;
  • трудовой договор;
  • аттестационные и другие данные.

Трудовой договор входит в состав личной карточки работника. В отличие от дела ее заводят на всех без исключения лиц, которые устраиваются на постоянное или временное место работы. Ее форма регламентируется Госкомстатом РФ.

Заполняется она на основании таких документов:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • свидетельство о пенсионном страховании;
  • для военных — бумаги о воинском учете;
  • документы об образовании.

Например, раздел, посвященный приему и переводу на другую работу, должен содержать ссылки на номера соответствующих приказов и дат, поскольку они будут применены для подтверждения трудового стажа. Кроме него, она включает и другие данные. В их числе:

  • знание иностранных языков;
  • все виды отпусков, использованных работником за время трудовой деятельности;
  • дополнительные сведения и т. д.

Если речь идет о государственных должностях, то используется карточка соответствующей формы, но она имеет такое же содержание. Имеются отличия для карт, открытых для работников сферы науки, образования и других видов деятельности.

Карточка заполняется вручную менеджером по персоналу. В записях не должно быть сокращений, они должны быть максимально читабельными. На каждого сотрудника она заводится в единственном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.

После увольнения работника карточка изымается из регулярного пользования кадровых документов, формируется в отдельную папку, а потом передается в архив.

Всё о сроке хранения трудовых договоров

Хранение договоров в архиве организации осуществляется в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Порядок хранения  гражданско-правовых договоров не отличается от того, что установлен в отношении типовых архивных документов. Сроки хранения, хоть и указаны в Перечне, но определить их зачатую бывает достаточно сложно. В этом регламенте не отражены многие виды договоров, которые на практике встречаются часто. Так, например, в Перечне не упоминается договор купли-продажи, а к числу договоров об оказании услуг отнесены только юридические и аудиторские.

Облегчить установление срока хранения договоров в архиве поможет статья 436 Перечня, она называется «Договоры организаций» и под это определение подпадают все те документы, которые в самом Перечне не упоминаются.

Те, которые упоминаются отдельными статьями Перечня;

Те, которые не упоминаются в Перечне и срок хранения которых определяется в соответствии со статьей 436.

При установлении сроков хранения договоров в архиве следует учесть, к какой категории они отнесены. Так, например договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив. К этой категории относятся такие виды договоров:

  • продажи;
  • факторинга;
  • дарения;
  • мены.

Трудовые договоры также хранятся в организации до того момента, пока она не ликвидирована, а в случае ликвидации должны быть переданы в муниципальный архив и хранится там на протяжении еще 75 лет. Срок хранения любого из видов этих документов не должен быть менее10 лет.

Кроме того, правилами предусматривается увеличение сроков хранения архивных документов во избежание возможных ошибок. На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:

  • на  поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
  • мены, займа и кредита;
  • аренды транспортных средств и оказания услуг по перевозке;
  • найма;
  • на медицинское обслуживание;
  • о материальной ответственности.

При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел – с 1 января следующего года. И, если действие договора закончилось, например, в марте 2017 года, отсчет срока его хранения начнется с 1 января 2018 года.

Дело в том, что, как и любую документацию, организация должна хранить и заключенные с работниками трудовые договоры. Хранение данного типа документов сопряжено с рядом проблем. Например, со сложностью определения типа документа, что напрямую связано со сроком его хранения, условиями хранения и правилами уничтожения.

Формирование личного дела

Итак, для того, чтобы определиться со сроком хранения того или иного документа, необходимо определиться с его типом и способом хранения. Существует два наиболее распространенных типа разделения договоров для их хранения. Наименее распространенным типом считается документ с привязкой к сроку хранения.

Среди них выделяют:

  • Краткосрочные. К этому типу относятся документы, которые необходимо хранить не менее 10 лет.
  • Долгосрочные. Эти документы должны храниться более 10 лет.
  • Для постоянного хранения. Чаще всего используется, когда уничтожение документа не подразумевается вообще.
Предлагаем ознакомиться:  Срок рассмотрения апелляционной жалобы составляет

К сожалению, данная система классификации несовершенна и зачастую приводит к путанице и ошибкам. Поэтому наиболее популярным типом хранения считается с привязкой к типу договора.

Для каждого кадровика важен срок хранения трудовых договоров. Пока человек трудится на предприятии, такой вопрос не возникает. Но если он увольняется, то уничтожать трудовой договор незаконно. Сколько бы ни хранились такие документы, обязательно должна быть соблюдена процедура их передачи для дальнейшего хранения.

Датирование

Порядок заключения трудового соглашения известен всем руководителям. Документ обязательно должен быть зарегистрирован и отправлен на хранение. Вся работа с трудовыми договорами осуществляется кадровым работником, а в небольших фирмах – секретарем или главным бухгалтером.

Главное, на что необходимо обратить внимание, – это дата документа. Во-первых, она обязательно должна быть указана. Во-вторых, не позднее 3 дней после оформления соглашения новый сотрудник обязан ознакомиться с распоряжением руководителя. Специалисты по делопроизводству советуют издавать приказ в день заключения контракта, чтобы не было просрочек.

Нумерация

Один оригинал соглашения должен быть выдан служащему на руки уже после регистрации. Поэтому кадровику обязательно нужно соблюсти процедуру. Если номер указан, он вносится в специальный журнал. Многие до сих пор используют бумажные варианты таких книг, поэтому к ним предъявляются особые требования.

Журнал прошивается, страницы прономеровываются и т.д. Помимо номера договора, он может содержать дополнительную информацию. Например, сведения о подчиненном, его должности, сроке работы, реквизиты распоряжения начальства и т.д.

И только после этого сотрудник получает свой документ, а второй экземпляр хранится на предприятии. При этом служащий ставит свою подпись в регистрационной книге.

На многих предприятиях существует практика подписи на экземпляре ТД, который остается у работодателя.

Хранение

Трудовое соглашение работника остается в кадровом отделе. Некоторые подшивают такие документы в личные дела работников, другие формируют отдельный архив. Документы обязательно хранятся на предприятии, так как они могут понадобиться сторонам (для внесения изменений и т.д.). Но это правило не касается уволенных служащих.

Бумаги часто хранятся в отделе кадров долгие годы, поэтому существуют особые правила их содержания. По закону, работодатель обязан обеспечить сохранность документов, поэтому их помещают в специальные шкафы. Желательно, чтобы они были защищены от пожара и других вредных внешних факторов.

  • Статьи
  • Срок хранения трудовых договоров работников

Трудовые договоры работников подписываются в двух экземплярах обеими сторонами и регистрируются. Образец, оставшийся на предприятии, обычно подшивается к личному делу сотрудника. Ещё один вариант хранения трудовых договоров – создание короба, где бумаги лежат в алфавитном порядке.

В случае увольнения личные дела, договоры и прочие документы должны храниться в архиве. Для этой цели заводятся папки, куда подшивают дела. Если в организации штат меняется быстро, то каждый год создаётся новая папка.

Если работников, напротив, мало, то в одной папке могут находиться документы за несколько лет. Бумаги разделяют по годам при помощи чистого листа.

  Дата подшивки может обозначаться как в год вступления человека на должность, так и в год увольнения.

Главное – следить за порядком в архиве и соблюдать срок хранения трудовых договоров работников, чтобы с главы организации не было административных или даже уголовных взысканий за нарушение правил.

Для того, чтоб определить срок хранения договора, необходимо обозначить тип документа и его способ хранения.

Существует 3 вида документов:

  • Краткосрочные (бумаги хранятся меньше 10 лет)
  • Долгосрочные (бумаги находятся в архиве дольше 10 лет)
  • Для постоянного хранения. Уничтожение таких дел не предусматривается.
  1. Профильные договоры, а также документы, которые напрямую связаны с деятельностью организации. Хранятся в архивах не дольше 5 лет.
  2. Хозяйственные договоры. Срок хранения – такой же, как в первом случае.
  3. Трудовые договоры.

    Срок хранения трудовых договоров работников, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Документы с датировкой после 2003 г. хранятся до 50 лет.

    В случае ликвидации или банкротства предприятия дела сотрудников передаются в муниципальный архив в обработанном виде.

Если вы хотели бы установить точный срок хранения трудовых договоров работников на вашем предприятии, то в этом вам может помочь наш представитель. Архивист быстро наведёт порядок в документообороте и разберётся со всеми бумагами (включая те, срок хранения которых – спорный или неизвестен из-за утери соответствующих регламентов организации).

Посмотреть все статьи

Сохранение данных

Где должен храниться трудовой договор с работником — Юр ликбез

Все дела уволенных сотрудников должны храниться в течение того периода, который регламентируется для того или иного документа. Отдельно хранятся приказы на увольнение, трудовые договоры, заявления на отпуск и прочее. Бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке. Если в офисе компании архива нет, их следует помещать в специальный несгораемый шкаф. Нужно помнить, что не допускается хранение трудовых договоров и личных дел работающих и уволенных сотрудников в одном месте.

По закону срок хранения договоров и других бумаг составляет 75 лет. В этот список включены:

  • Срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудниковличные карточки людей, уволенных в 2003 году или раньше;
  • выездные дела сотрудников, работающих за пределами страны;
  • сведения о доходах, имуществе и обязательствах работников;
  • реабилитационные данные;
  • подлинные экземпляры личных документов уволенных работников — трудовых книжек, свидетельств о присвоении квалификации, удостоверений, аттестатов и т. д. Их следует хранить в течение этого срока до востребования;
  • акты приемов-передач личных дел при переводе (только для сотрудников государственных органов);
  • бумаги о субъекте персональных данных (уведомления и согласия на обработку личной информации).

Другие документы в архиве не должны сохраняться так долго. В частности, личные карточки уволенных после начала 2003 года находятся в нем не больше 50 лет. В течение пяти лет хранят следующее:

  • Срок хранения трудового договора после увольнения работникарезюме и автобиографии уволенных;
  • характеристики;
  • служебные и докладные записки;
  • командировочные удостоверения;
  • копии приказов и выписки из них;
  • заявления.

Если человек так и не был принят на работу, то всю документацию о нем в архиве хранят от года до 3 лет. Представители отдела кадров или бухгалтерии должны строго придерживаться этих правил согласно законодательству.

Чаще всего они бывают следующих типов:

  • Профильные. Здесь подразумеваются все виды договоров и документов, которые касаются напрямую сферы деятельности предприятия и хранятся они не более 5 лет.
  • Хозяйственные. Схожи с предыдущим типом договора и хранятся так же не более 5 лет.
  • Трудовые. Зачастую, этот тип договоров хранится тоже не более 5 лет, однако в некоторых случаях срок может быть увеличен, например, в ситуации, когда лицевой счет отсутствует, срок может достигать 75 лет.
Предлагаем ознакомиться:  Должен ли оплачиваться больничный после увольнения

Необходимость поднятия старых договоров

Закономерным вопросом в ситуации с длительностью хранения трудовых договоров или рабочих дел работников является то, зачем они могут понадобиться спустя 20 или 30 лет после того, как человек прекратил работу в компании.

Дело в том, что причины, по которым они могут потребоваться, бывают совершенно разными. В частности, эти данные обязаны быть предоставлены в случае запросов от компетентных органов, например, суда, других представителей служб защиты правопорядка или же прочих государственных структур.

Это может быть нужно при судебном разбирательстве, когда требуется наверняка знать, работал ли тот или иной человек в определенный период в указанной компании. Причем сроки давности дел могут быть совершенно разными.

Иной случай — это налоговые разбирательства. Иногда появляется необходимость освидетельствования того, что работник представлял интересы компании. Подтвердить такие данные подчас нужно и самим бывшим работникам, и цели могут быть разными. Это защита перед правоохранительными органами, подтверждение получения денежных средств в определенный период и т. д.

Где должен храниться трудовой договор с работником — Юр ликбез

Через десятилетия информация может потребоваться потомкам при принятии наследства (и не только). Все случаи, когда договоры могут быть востребованы, нельзя собрать в список, поскольку их очень много.

Несмотря на то что по закону требуется хранить трудовые договоры, книги или личные карточки уволенных сотрудников в течение 75 лет, на практике не всегда представляется такая возможность. Первая причина заключается в том, что далеко не все организации или государственные структуры работают в течение такого периода.

Как архивировать трудовые договоры

После того, как срок хранения договоров истек, его важно правильно отправить в архив. Этот процесс зависит от предприятия и может отличаться.  Например, бывают организации, где архивные документы просто сшиваются и убираются, что называется «в стол», что и считается архивом. А в других компаниях весь процесс может быть строго определен нормативными документами с специально выделенным для этой работы человеком.

Оба эти способа законодательно допустимы. Один удобен в масштабах маленькой организации, другой для крупного предприятия.

Итак, общим правилом, в независимости от способа хранения, есть время передачи документа в архив. Как правило, от сотрудников требуется отправлять договоры в архив не раньше определенного срока, в независимости от даты их окончания. Обычно это происходит в начале года.

Главным ответственным лицом на протяжении всего хранения документов и их архивации считается руководитель организации. В принципе, он может передоверить эти обязанности другому человеку, что облегчит процесс в целом, но это, ни в коем случае, не снимает с него ответственность за всю процедуру.

Где должен храниться трудовой договор с работником — Юр ликбез

Стоит пару слов сказать и об уничтожении архивных документов, так как это тоже считается частью условий хранения. Дело в том, что договоры просто так нельзя уничтожить. Для начала важно убедиться, что срок точно истек. В некоторых случаях, чтобы избежать ошибки, сотрудники архива уничтожают документацию только после согласования с руководством.

Хочется отметить, что хранить трудовые договоры на постоянной основе абсолютно не целесообразно и затратно, хотя, в некоторых случаях работодатели пытаются компенсировать расходы отправкой документации на макулатуру.

Хранение документации в архиве должно быть произведено с соблюдением законодательства и установленных норм хранения подобной документации. 

Заключение трудового договора при приеме на работу

Сохранять сведения о бывших работниках в течение регламентированного срока (до 75 лет) обязуются представители государственных или частных структур. Чтобы получить доступ к личным делам, физические или юридические лица должны подать в архив соответствующий запрос и уточнить цель их получения.

В зависимости от ситуации и срока хранения обращаться требуется или в архивную службу, или в кадровый отдел компании, где работал человек, о котором нужно получить данные с той или иной целью. Часто их запрашивают для получения компенсаций, льгот, социальных или пенсионных начислений. Когда документ был использован по назначению, его потребуется вернуть в архив.

Существует возможность предоставления архивных сведений по запросу в электронном виде. Иногда подобные данные (особенно те, что хранятся от 20 лет и дольше) можно отыскать в специальных отделах библиотек, архивов государственных структур или научных организаций. Во многом здесь все зависит от того, в какой именно сфере работал человек.

Причин, по которым может пригодиться личное дело сотрудника, работавшего в компании много лет назад, может быть большое количество. Поэтому кадровики должны соблюдать закон и вести учет хранения документов согласно указанному сроку.

Трудовой договор — это в своем роде спасательный круг как для работодателя, так и для нанимаемого сотрудника. Договор о приеме на работу, однако, имеет свои плюсы и минусы для обеих сторон.

Личная карточка сотрудника

Как для работодателя, так и для работника трудовое соглашение при приеме на работу является гарантом выполняемых подписавшимися сторонами обязательств, обозначенных в пунктах данного договора.

К примеру, работодатель не может требовать от сотрудника выполнения тех или иных действий, если они не прописаны в трудовом договоре. Да и сам сотрудник имеет право отказаться от выполнения тех или иных поручений, если они опять-таки не прописаны и не закреплены подписями.

И в данном случае, если работодатель попытается уволить своего «неисполнительного» сотрудника, то закон будет явно не на его стороне.

Поэтому в договор нужно вносить абсолютно все должностные обязанности, которые возлагаются на плечи работника, но и переусердствовать не следует — все должно быть оформлено в соответствии со ст. 57 ТК РФ.

Предлагаем ознакомиться:  Сроки взыскания по договору цессии

Для ИП (индивидуального предпринимателя) хронология действий при первичном расширении штата имеет несколько ключевых пунктов.

Документы и действия, необходимые для приема на работу:

  1. Пройти регистрацию в ПФР (Пенсионный фонд России).
  2. Зарегистрироваться в ФСС (Фонд социального страхования).
  3. Заключить срочное или бессрочное трудовое соглашение с пока еще претендентом на вакантную должность.
  4. Оформить документы о приеме на работу (принять заявление от сотрудника, составить приказ, заполнить трудовую книжку). В случае если человек первый раз устраивается на работу, работодатель обязан завести на него трудовую книжку самостоятельно.

От сотрудника работодателю потребуются следующие документы:

  • паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность;
  • СНИЛС;
  • для военнообязанных лиц и людей, подлежащих обязательному призыву в ВС, документ воинского учета;
  • документы об образовании либо квалификации (если таковые необходимы для получения данной должности);
  • трудовая книжка.

В ТК РФ обозначены два основных вида договоров, заключаемых между работником и работодателем:

  1. Бессрочный трудовой договор (на неопределенный срок). Имеет место, когда между работником и работодателем планируется долгое сотрудничество.
  2. Срочные договоры (на определенные сроки, не более 5 лет). На определенный срок договор заключается тогда, когда есть необходимость выполнения работником конкретно поставленной задачи в ограниченные сроки (вахта, сезонные работы, временная замена ушедшего в декрет/отпуск сотрудника и т. д.). Когда составляется трудовой договор, образец может понадобиться.Их отличие заключается не только в поставленных перед работником сроках и задачах, но и в том, что в срочном договоре необходимо в соответствии со ст. 57 ТК РФ. указывать причину заключения именно такого вида документа.

В любом случае, если срок действия срочного соглашения истек, но трудовые отношения между работодателем и работником продолжаются, то автоматически этот договор становится уже бессрочным.

При оформлении нового сотрудника в штат компании необходимо изначально получить от претендента письменное заявление с просьбой принять его на вакантную должность. Для этого можно использовать как официальный бланк компании, так и простой листок формата А4. После этого составляется и подписывается трудовое соглашение между работодателем и работником. Один из оригиналов отдается сотруднику под расписку.

Данное письменное соглашение должно соответствовать Трудовому кодексу Российской Федерации.

Необходимо тщательно составить и проанализировать все пункты договора, чтобы в дальнейшем любая из сторон-участников могла грамотно отстоять свои интересы в суде.

Первостепенные пункты типового договора:

  • о начислении заработной платы;
  • об отпусках, их сроках и продолжительности;
  • о соблюдении должностных инструкций (если таковые имеются);
  • обязанности работника и работодателя.

Что касается заработной платы, то в интересах ИП (налоги и различные отчисления) указывается зачастую сумма меньшая, чем выдается впоследствии на руки сотруднику. Это может грозить немаленькими штрафами для обеих сторон и долгими судебными разбирательствами. Работающему не всегда выгодно получать зарплату «в конвертах», ведь это впоследствии скажется на его пенсионных отчислениях.

Должностные инструкции в большинстве своем — прерогатива государственных учреждений.

Однако некоторые ИП либо включают этот пункт отдельным листом в соглашение (тогда следует прописать в нем, что «должностная инструкция является неотъемлемой частью договора»), либо все пункты инструкции могут быть изложены на одном общем листе, хранящемся в отделе кадров. В любом случае работник должен иметь у себя, помимо второго экземпляра договора, еще и подписанную всеми сторонами должностную инструкцию.

Если должность предусматривает прохождение испытательного срока, то и этот пункт должен обязательно быть отмечен в соглашении.

Допустим, сотрудник принят на работу по трудовому договору, однако условия испытательного срока были обговорены только в устной форме и нигде не зафиксированы. Это может быть сам срок прохождения испытания на профессиональную пригодность.

В данном случае работодатель не сможет уволить работника по причине непрохождения им испытательного срока, ведь без указания сроков (не более 3 месяцев, в редких случаях — до полугода) прохождения испытания работник считается официально принятым на должность с момента заключения договора.

Необходимость поднятия старых договоров

Если в момент прохождения испытательного срока сотрудник заболел или по другим причинам отсутствовал на рабочем месте, то эти дни не входят в общий срок испытания.

После подписания договора обеими сторонами начальнику либо руководителю отдела кадров полагается составить приказ на нового сотрудника. Невзирая на то, что приказ является одним из основополагающих документов при оформлении сотрудника, в случае судебных споров либо иных разногласий суд будет руководствоваться именно (и только) трудовым договором, а не приказом (см. образец приказа о приеме на работу).

Поэтому все пункты этих двух документов не должны разниться между собой либо противоречить друг другу.

В идеальном варианте трудовой договор в предпринимательской деятельности и приказ о приеме на работу должны быть идентичными.

То есть информативностью и содержанием можно пожертвовать только в приказе о приеме на работу, но никак не в самом трудовом соглашении. Если какие-либо пункты присутствуют в приказе, но не значатся в письменном соглашении, то они не будут иметь абсолютно никакой юридической значимости.

Ни одному работодателю не понравится, если его подчиненные будут систематически уклоняться от работы.

Прогул — отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов без уважительной причины.

Однако уволить человека за прогулы можно только в том случае, если в трудовом договоре указаны точное место работы, а также структурное подразделение.

Структурными подразделениями являются не только участки и цеха, но и отделы, филиалы, а также представительства.

Работа с архивами

В том случае, если фактическое место работы сотрудника указано неточно, при судебном разбирательстве с работодателя могут еще и взыскать недополученный заработок «прогульщика» ввиду вынужденного прогула.

Не меньше внимания стоит уделить указанию времени отдыха и работы сотрудников. В письменном трудовом соглашении могут быть указаны как ежедневное расписание рабочего дня, так и часы за неделю в сумме. Во втором случае работодатель всегда может расширить саму рабочую неделю с пятидневной до шестидневной, урезав по часу работы от каждого из 5 дней.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector