Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)

Перечень документов связанных с трудовой деятельностью работника

Перечень предоставляемых документов

Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.

  1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).
  2. Копии документов, связанных с работой (ст. ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

2.1. Копии:

  • приказа о приеме на работу;
  • приказов о переводах на другую работу;
  • приказа об увольнении с работы.

2.2. Выписки из трудовой книжки.

2.3. Справки:

  • о заработной плате;
  • о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • о периоде работы у данного работодателя.

2.4. Другие документы.

  1. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).
  2. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ “О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений”).
  3. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).
  4. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 “О занятости населения в Российской Федерации” (далее – Закон N 1032-1)).
  5. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ “Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством”).
  6. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”).

Обратите внимание! Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Ст. 62 ТК РФ: вопросы и ответы

Ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, либо заверенные копии этих документов. Простая, на первый взгляд, формулировка статьи на практике влечет за собой множество вопросов и споров, вплоть до судебных. О нюансах практики применения ТК по ст. 62 читайте в этом материале.

Изложение статьи 62 ТК РФ с комментариями 2017 года

Какие документы может запрашивать сотрудник у работодателя?

Когда можно запрашивать документы?

По какому порядку происходит запрос и выдача документов по Трудовому кодексу?

Должен ли работник обосновывать запрос документов?

Существуют ли ограничения на количество обращений за документами?

Статья 62 ТК РФ

Нужно ли платить за оформление и выдачу документов?

Относится ли к документам, которые обязан выдать работодатель, характеристика?

В каком случае может быть выдан на руки оригинал трудовой книжки?

Сколько может быть на руках выданная трудовая книжка?

Копии документов

В ст. 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обратите внимание! В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы {amp}lt;1{amp}gt;. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X “О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан” (далее – Указ N 9779-X). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ Р 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.

В соответствии с Указом N 9779-X государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

К сведению. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо – работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Копия верна. ¦
¦ Специалист отдела кадров Галкина М.Н. Галкина ¦
¦ 25.12.2013 М.П. ¦
¦ ¦
¦ Подлинник документа находится в деле N 25/к за 2012 г. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т.д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (далее – Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Предлагаем ознакомиться:  Документы для оформления дарственной на квартиру и подробные условия сделки

Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом N 9779-X и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом.

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

Муниципальное учреждение

здравоохранения

“Поликлиника N 2”

(МУЗ “Поликлиника N 2”)

05

11

10

2010

Принята на должность

Приказ от

врача-терапевта.

05.11.2010

N 12/к

Работает по настоящее время.

25.12.2013

Специалист отдела кадров

Галкина М.Н. Галкина

МП

Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ). Если работник попросит выдать ему копию, например, штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Порядок предоставления документов по статье 62 Трудового кодекса РФ

Статья 62 ТК РФ о выдаче копий документов, связанных с работой, указывает, что для получения этих документов работник должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Оно в обязательном порядке составляется в письменной форме: устная просьба о предоставлении документов не обязывает работодателя к ее исполнению.

Справка

Цель использования документа установлена только в отношении трудовой книжки. Получить на руки документ работник может исключительно с целью обязательного социального обеспечения.

В заявлении о выдаче документов достаточно зафиксировать просьбу об их предоставлении. По своему усмотрению работник также может уточнить, для каких целей он планирует использовать полученные копии. Однако по ТК РФ (62 статья) от него не требуется непременного указания этих сведений. А вот отказ работодателя в предоставлении документов по причине отсутствия информации об их планируемом использовании является неправомерным и может быть оспорен работником.

Кроме того, остерегайтесь включать подобные условия в локальные нормативные документы организации – например, правила внутреннего трудового распорядка. Трудовая инспекция при проведении проверки расценит это как нарушение, что может повлечь за собой применение к организации мер взыскания, предусмотренных действующим законодательством.

Обратите внимание! Взимание платы за предоставление документов или их копий не допускается: они предоставляются безвозмездно.

Строгая форма заявления о предоставлении документов, связанных с работой сотрудника в организации, действующим законодательством не установлена. Это означает, что сотрудник вправе подать такое заявление в произвольной форме с указанием следующих сведений:

  • тип запрашиваемого документа;
  • необходимость получения копии или оригинала документа;
  • сведения, указываемые в документе, если запрашивается выдача справки о трудовой деятельности работника;
  • дата составления заявления. Этот раздел документа является особенно важным, поскольку он определяет срок исполнения работодателем просьбы работника.

В случае, если работнику требуется несколько одинаковых копий документов, он также вправе запросить у работодателя предоставить необходимое количество справок или выписок. Ст. 62 ТК РФ не содержит ограничений как по количеству запрашиваемых документов, так и по частоте обращений сотрудника за ними.

Во всех случаях работодатель обязан удовлетворить просьбу работника. Отказ по причине большого количества оформляемых документов или ранее предоставленных справок неправомерен.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить сотруднику запрошенные документы в течение трех дней с даты получения им заявления об их предоставлении. Течение указанного срока начинается на следующий день после передачи заявления и исчисляется в рабочих днях.

Важно помнить, что такое требование распространяется на всех лиц, которые когда-либо трудились в этой организации, в том числе и тех, которые на момент подачи такого заявления уже уволились из нее по любой причине. Как и действующие работники, они вправе запрашивать копии приказов или справки, касающиеся периода их работы в компании. Аналогичные выводы были сделаны и в ходе судебных разбирательств по данному вопросу.

При этом стоит учитывать, что такое условие распространяется только на сотрудников, которые работают в организации по трудовому договору. Отношения компании и специалистов, которые выполняют работу основании гражданско-правового договора, регулируются гражданским законодательством, которое не содержит для организации обязательств по предоставлению подобных документов.

По общему правилу документы или их копии, запрошенные работником на основании ст. 62 ТК РФ, передаются ему лично в руки. Однако на практике могут возникать ситуации, когда такое условие не может быть реализовано в срок, установленный законом. В этом случае допускается направление документов в адрес заявителя с использованием средств почтовой связи.

Однако обязательным условием в этом случае является наличие согласия работника на такой способ предоставления документов. Оптимально, если оно прямо выражено в заявлении об их выдаче. Подробнее о том, как оформить отправку бумаг в такой ситуации, вы сможете прочесть в нашем материале.

Ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя предоставить работнику документы (либо их копии), связанные с его работой у этого работодателя, а также определяет случай, когда может быть выдан на руки оригинал трудовой книжки.

Порядок возврата оригинала книжки работником тоже определен в ст. 62 ТК.

В соответствии с комментариями 2017 ст. 62 ТК РФ расширяет права работников по запросу документов по сравнению с КЗоТ и вместе с тем ставит дополнительные вопросы перед обеими сторонами процесса: когда и какие документы могут быть запрошены и выданы?

Кроме того, в отличие от действовавшего ранее трудового законодательства, ст. 62 ТК ставит работодателю жесткие сроки, в течение которых документы должны быть выданы работнику: не позднее 3 рабочих дней со дня получения запроса.

Статья формулирует основание, по которому может быть выдана на руки трудовая книжка (во всех прочих ситуациях она должна находиться у работодателя). Это возможно, только если работнику необходимо предоставить документ в орган социального страхования. Для всех прочих нужд работодатель выдает заверенную им же копию трудовой книжки.

О копиях читайте: «Копия заверенной работодателем трудовой книжки — образец».

Выписки из документов

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа – из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т.д.

Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью.

Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела “Сведения о работе”, а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе “Сведения о награждении”. В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки ниже.

 Муниципальное учреждение
здравоохранения "Поликлиника N 2"
(МУЗ "Поликлиника N 2")
г. Пермь 20.12.2013
Выписка из трудовой книжки
Болотовой Л.И.
АТ-IX N 5261347
Трудовая книжка -----------------
Болотова
Фамилия -----------------
Лариса
Имя -----------------
Ивановна
Отчество -----------------
20 апреля 1985 г.
Дата рождения -----------------
высшее
Образование -----------------
врач
Профессия, специальность -----------------
8 мая 2011 г.
Дата заполнения -----------------
Болотова
Подпись владельца книжки -----------------
Подпись лица, ответственного Мороз
за выдачу трудовых книжек -----------------
М.П.

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

Муниципальное учреждение

здравоохранения

“Поликлиника N 2”

(МУЗ “Поликлиника N 2”)

15

07

2012

Принята на должность

Приказ от

врача-терапевта.

15.07.2012

N 21-к

Работник работает по настоящее время.
Выписка верна.
Инспектор отдела кадров Галкина М.П. /М.Н. Галкина/
М.П.

Обязанности работодателя по ведению документации

Список документов, указанных в ст. 62 ТК, является примерным и открытым. Судебная практика (обзоры решений мировых судей по трудовым спорам) приводит к следующим выводам в отношении характеристик документов, которые можно затребовать по ст. 62:

  1. Список не ограничен. Определение «и другое» указывает на возможность запрашивать практически любые документы, отвечающие смыслу статьи.
  2. Документы должны быть связаны с работой данного сотрудника у этого работодателя. Степень взаимосвязи трактуется достаточно широко. Так, например, судебными решениями удовлетворялись требования предоставить:
    • копию личной карточки работника;
    • регистры бухгалтерского и налогового учета, подтверждающие удержание и уплату в бюджет НДФЛ;
    • копию Правил внутреннего трудового распорядка организации;
    • копию Положения о премировании сотрудников организации и приказов о премировании за период работы.
Предлагаем ознакомиться:  Материнский капитал за второго ребенка, размер материнского капитала за 2 ребенка в 2019 году

Таким образом, если документ имеет хоть какое-то отношение к труду работника и его оплате, его следует предоставить.

  1. При выдаче документов, касающихся нескольких работников, необходимо учитывать требования законодательства о персональных данных. Например, если работник запрашивает приказ о премировании, не следует выдавать ему полностью весь документ, т. к. помимо сведений, касающихся работника, там будут присутствовать данные других лиц. В таких случаях следует оформлять выписку из соответствующего документа, содержащую сведения только по самому обратившемуся.

О разглашении персональных данных см.: «Ответственность за разглашение персональных данных по 137 УК РФ».

Это второй вопрос, влекущий за собой споры, которые решались в судебном порядке. В отношении сроков обращения работника за документами выводы из судебной практики следующие:

  1. Чтобы запросить документы по ст. 62 ТК, работнику необязательно состоять в действующих трудовых отношениях с работодателем, у которого он их запрашивает. Факта, что в какой-то период, пусть и в прошлом, человек являлся работником этого работодателя, достаточно для обращения с запросом.

ВАЖНО! Документы, связанные с работой у работодателя, в любое время могут быть запрошены и должны быть предоставлены (с учетом условий следующего пункта).

  1. Должна существовать возможность выдать запрашиваемые документы. То есть при запросе нужно учитывать установленные сроки, в течение которых эти документы должны храниться у работодателя. Например, если бывший работник через 7 лет после увольнения просит документы по взносам в ПФР с 6-летним сроком хранения, может случиться так, что его запрос просто не смогут выполнить. Вместе с тем, если возможность выдать копии документов все-таки есть, их необходимо выдать.

Перечень документов связанных с трудовой деятельностью работника

О хранении документов подробнее: «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Запрос подается работником в письменной форме удобным ему способом:

      • лично в канцелярию или аналогичный отдел работодателя (в этом случае желательно получить отметку о принятии на втором экземпляре);
      • через доверенное лицо (тогда полномочия лица передать запрос должны быть в соответствующем порядке подтверждены);
      • по почте (например, заказным письмом с описью вложения).

Работодатель в течение 3 рабочих дней должен подготовить документы либо копии документов (в зависимости от того, что запрашивается) и:

      • либо передать их работнику или его доверенному лицу, под расписку в соответствующем регистре;
      • либо направить по почте заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении (чтобы иметь доказательства того, что запрос выполнен).

ВАЖНО! Запрос на предоставление документов должен быть составлен обязательно от имени самого работника. Третье лицо, например, муж за жену, составлять запрос не может (даже если они работают у одного работодателя).

В случае невозможности выполнить запрос полностью либо частично (например, при истечении сроков хранения запрашиваемых документов) для работника следует подготовить письменный ответ с обоснованием причин, почему его запрос не может быть выполнен. Обоснование предоставляется, так же как и документы, по запросу или вместе с ними (если запрос выполняется частично).

Строго говоря, не относится. По положениям ТК, работнику должны быть выданы те документы, которые могут ему понадобиться для реализации его прав (на труд, на обязательное страхование, на выплату компенсаций). Вместе с тем ст. 65 ТК дает исчерпывающий перечень документов, которые нужны при устройстве на работу, и в «основном пакете» характеристики с прежнего места работы нет.

Судьи при решении споров о выдаче бывшим работодателем характеристики указывают на единственную возможность заставить работодателя ее выдать: если характеристика нужна для конкурсной государственной должности. Одновременно с этим суды замечают, что никто не может обязать бывшего работодателя давать только положительную характеристику.

То есть, если бывшему работнику для нового трудоустройства понадобилась характеристика с прежнего места работы, договариваться с работодателем о ней нужно отдельно.

Только если документ необходимо предоставить в органы социального страхования (обеспечения). Например, в Пенсионный фонд для назначения пенсии.

Трудовая книжка выдается по письменному заявлению работника, в течение 3 рабочих дней (как и прочие документы по ст. 62 ТК РФ). Работник должен своей рукой сделать запись на своем заявлении «Трудовую книжку получил», указать дату, расписаться и расшифровать подпись.

Данный регламент позволит обосновать отсутствие оригинала книжки в случае проверки (например, трудовой инспекцией).

О том, какие документы потребуются при оформлении пенсии, читайте в материале «Какие документы нужны для оформления пенсии в 2016 году?».

Четко этот срок не регламентирован.

Перечень документов связанных с трудовой деятельностью работника

Подразумевается, что работник, получивший книжку на руки, в разумные сроки представит ее в тот орган соцстрахования, для которого ее взял.

После того как книжка будет ему возвращена соответствующей инстанцией, работник обязан вернуть ее работодателю также в течение 3 рабочих дней.

  • документация, предусмотренная действующим законодательством. Часть документов этой группы принадлежит самому работнику, а работодатель только выполняет задачи по ведению таких документов, возложенные на него законом. К этому типу относится, например, трудовая книжка сотрудника. Другие документы этой категории оформляются в соответствии с действующим законодательством – например, личная карточка работника;
  • документация, ведение которой обусловлено внутренними правилами компании или правилами кадрового  документооборота. К данной категории документации относятся все виды приказов, распоряжений и других актов, издаваемых в отношении данного работника компанией-работодателем;
  • документация, которая создается в рамках взаимодействия работодателя с контролирующими, надзорными и иными государственными органами. К этой категории относятся формы, подаваемые в государственные ведомства в составе ежемесячной, ежеквартальной и годовой отчетности, и другие документы. Подробнее о том, какие именно документы входят в эту группу, мы рассказываем в этом материале.

Подробнее о ст. 62 ТК РФ читайте в статьях:

В большинстве случаев ведение документации, перечисленной в предыдущем разделе, осуществляется работодателем самостоятельно без привлечения работника. Исключение составляет категория документации в части оформления приказов и иных руководящих документов, действие которых распространяется на работника.

Справки и другие документы

Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст.

3 Закона N 1032-1). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ.

При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.

Предлагаем ознакомиться:  Трудовой договор с генеральным директором по совместительству

Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.

Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР – не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).

А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.

Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п {amp}lt;3{amp}gt;.

В заключение

Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

А если будет обнаружено аналогичное правонарушение – документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику, то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 N 5 “О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях”).

Справка о заработной плате: образец

Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления – в специальном журнале.

Л.В.Куревина

Редактор журнала

“Отдел кадров государственного

(муниципального) учреждения”

Порядок предоставления документов по статье 62 Трудового кодекса РФ

Нет. По требованиям ст. 62 ТК, все документы, запрашиваемые работником у работодателя, должны предоставляться безвозмездно.

Ознакомление работника с локальной нормативной документацией, касающейся его работы, является непосредственной обязанностью работодателя. Нарушение этого требования представляет собой действие, которое может повлечь за собой наступление ответственности. При этом в данном случае не имеет значения, выражал ли работник желание ознакомиться с этими документами.

Иначе обстоит дело в случае, указанном в ТК РФ в ст. 62. Ее действие распространяется на типы документов, с которыми работник имеет право знакомиться в случае наличия у него такой необходимости или желания. Оно может быть реализовано в заявительном порядке. Это означает, что в случае получения от работника заявления на предоставления копий отдельных документов, работодатель обязан выполнить просьбу работника.

Список документов, к которым работник может по своему желанию получить доступ, включает в себя следующие позиции:

  • внутренние акты, связанные с его трудовой карьерой в компании, включая приказы о приеме сотрудника на работу, переводе на другую должность или место работы, а также увольнении с работы;
  • трудовая книжка работника;
  • справки о выполнении работодателем обязанностей, предусмотренных действующим законодательством в отношении работника. К таким обязанностям относятся выплата заработной платы в размере, установленном трудовым договором, перечисление страховых взносов в социальные фонды РФ и другие. Кроме того, работник имеет право получать справки о продолжительности работы у данного работодателя, уходе в отпуск и другие виды справок, подтверждающие те или иные аспекты его трудовой деятельности в конкретной компании;
  • другие документы, связанные с работой у рассматриваемого работодателя. О том, какие еще бумаги входят в список, предоставляемый работнику по запросу в соответствии со ст. 62 ТК РФ , вы можете узнать из этой статьи.

Оформление справок

Установленная форма справок о трудовой деятельности работника в организации-работодателе в действующем законодательстве отсутствует. Поэтому работодатель вправе составить ее в произвольной форме, указав сведения, которые требуются работнику. Например, это могут быть данные о размере заработной платы, датах и продолжительности очередного оплачиваемого отпуска, продолжительности работы в данной организации и другие. Пример образца справки вы можете найти в этом материале.

В целях обеспечения единства формы выдаваемых справок многие организации предоставляют их на фирменных бланках компании с указанием основных реквизитов. Кроме того, в некоторых случаях работник может обратиться с просьбой о подготовке справки конкретного образца – например, справки о размере доходов по форме банка для получения кредита.

Справка

При подготовке справок и копий документов используйте правила, установленные в “ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”. Этот документ вступит в силу 1 июля 2018 года, но уже сейчас вы можете им руководствоваться.

Положения статьи 62 ТК РФ предусматривают выдачу как копий, так и оригиналов документов работнику. Вид предоставляемого документа зависит от характера предмета запроса:

  • справки, касающиеся параметров трудовой деятельности у данного работодателя, всегда предоставляются в оригиналах, каждый из которых снабжается печатью организации (при наличии) и подписью сотрудника, ответственного за составление документа;
  • приказы и другие локальные документы, непосредственно связанные с процессом выполнения трудовых обязанностей работника в данной организации, предоставляются в копиях;
  • трудовая книжка может быть предоставлена работнику в двух вариантах: оригинал и копия. Порядок ее предоставления зависит от того, для каких целей работник запрашивает этот документ.

Трудовая книжка может потребоваться сотруднику в оригинале для предъявления в органы социального страхования РФ. Такой порядок предусмотрен для случаев оформления пенсии, например, при достижении сотрудником установленного пенсионного возраста. В этой ситуации работодатель обязан предоставить работнику оригинал трудовой книжки.

Получив документ из органа социального страхования после решения нужных вопросов, работник обязан вернуть документ работодателю. Сделать это нужно не позднее трех дней с того момента, как трудовая снова оказалась у него на руках. Подробнее об этой процедуре наш эксперт рассказывает в этом материале.

Если работнику необходима информация из трудовой для других целей, например, получения банковского кредита, ему предоставляется выписка из документа. По ТК РФ ст. 62 в этом случае финансовые организации или другие учреждения не вправе требовать у него оригинал трудовой.

Обратите внимание! В случае утери или порчи трудовой книжки в период, когда она находилась на руках у сотрудника, ответственность за это происшествие будет нести сам работник. Поэтому всегда документально фиксируйте факт выдачи трудовой книжки на руки работнику.

На практике документы, составляемые в процессе функционирования организации, зачастую касаются сразу нескольких работников. Например, это могут быть «коллективные» приказы о премировании, направлении в отпуск и проч. В этом случае просьбу работника о выдаче копий таких документов некоторые работодатели расценивают как требование о предоставлении документов, содержащих личные сведения других сотрудников, и отказывают в ее удовлетворении.

Однако в соответствии со ст. 62 ТК РФ такой подход является неправомерным, поскольку работодатель не вправе отказать сотруднику в выдаче документов, связанных с его трудовой деятельностью. Наш эксперт рекомендует простой и законный способ решения этой задачи: предоставить запрашиваемые работником сведения необходимо в виде выписки или справки.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector